C'est en parcourant pas mal de forums et de groupes de discussion à droite à gauche que j'ai réalisé à quel point les agences de placement en école de japonais sont mal comprises. Travaillant pour le service GaijinPot Study, j'ai souhaité faire le point et vous donner quelques clés de compréhension.

Si vous souhaitez partir étudier en école de japonais au Japon, vous avez sans doute été amené.e à croiser des sites d’agence de placement, tel que le service GaijinPot Study, sans trop comprendre ce qu’elles sont exactement et leur fonctionnement. Beaucoup s’en méfient, se posent des questions (à juste titre) et se demandent si passer par une agence n’est pas une arnaque. Travaillant dans le milieu des écoles de japonais depuis longtemps, j’ai eu envie de faire le point avec vous, pour plus de transparence.

Les réponses que je vais fournir à vos questions ci-dessous sont d’ordre général. J’essaye d’être aussi objective et précise que possible. Bien que cet article ne soit absolument pas sponsorisé par mon entreprise, il va de soi que j’ai aussi envie de partager mon expérience.

service GaijinPot Study

Qu’est-ce qu’une agence de placement en école de japonais ?

Une agence est une entreprise de service qui joue le rôle d’intermédiaire entre les écoles et les élèves aspirant à s’y inscrire. Le rôle de cet intermédiaire est de :

  1. Fournir un service aux écoles en les aidant à remplir leurs classes à chaque session.
  2. Fournir un service aux élèves en les aidant avec les démarches d’inscriptions, du choix de l’école jusqu’à l’arrivée au Japon et plus.

Ces agences ont en général un site vitrine, présentant leurs services d’accompagnement, les écoles avec lesquelles elles travaillent et des informations relatives aux études de japonais (coût, logement, etc.). La communication peut se faire par email, parfois par Skype ou en personne pour les élèves déjà au Japon.

service GaijinPot Study

À quoi sert une agence de placement ?

Certains vous diront « À rien ! Entreprenez les démarches directement auprès des écoles ! ». Oui et non.

Disons que si vous avez mené vos recherches et que vous savez précisément ce que vous voulez, vous pouvez opter pour une inscription directe auprès de l’école. Cependant, il faut s’assurer que :

  1. L’école puisse communiquer en anglais (ou en français pour ceux qui sont mal à l’aise avec la langue de Shakespeare)
  2. Votre contact soit clair et rapide dans ses communications avec vous.
  3. Votre dossier soit facile et sans exceptions.

Toutes les écoles ne sont pas aptes à traiter les demandes directes. En effet, les écoles peuvent être lentes et peu flexibles en cas de dossier « particulier ». Par exemple, si vous n’avez pas passé le baccalauréat ou si vous avez un certain âge. Analyser un dossier prend beaucoup de temps et les services d’inscription des écoles n’aiment pas s’embarrasser de cas trop compliqués. Par mon travail avec le service GaijinPot Study, j’ai assisté des élèves qui avaient été refusés en inscription directe et qui ont été acceptés parce que nous avons négocié en leur faveur.

Par ailleurs, si vous n’êtes pas exactement sûr.e de ce que vous voulez, si vous ne savez pas quelle ville vous plait le plus ou si vous êtes perdu.e vis à vis de toutes les démarches, une agence est plus investie qu’une école à vous assister. Enfin, les agences sont toujours précisément au courant du nombre de place restante pour la session d’inscription en cours. Je ne le répéterai jamais assez : il faut s’y prendre 6 mois à l’avance !

service GaijinPot Study

Comment sont rémunérées les agences de placement ? Les élèves doivent-ils payer ?!

Non ! Bien sûr que non ! Les agences telles que le service GaijinPot Study doivent être absolument gratuites pour les élèves. La rémunération des agences provient des écoles, donc dépend du contrat passé avec les écoles. Il s’agit le plus souvent de frais de publicité : les écoles sont mis en avant par les agences, présentées dans des articles, sur les réseaux sociaux… Soit d’un système de commission qui dépend là encore du contrat passé. Les agences fournissent en général un travail conséquent : prendre le temps de discuter avec l’élève, être à son écoute, répondre à toutes les questions, monter et vérifier l’intégralité d’un dossier pour l’immigration… Ce sont des tâches fastidieuses et la rémunération est parfois très maigre vis à vis du résultat fournis.

À cause des agences de placement, les écoles augmentent-elles les frais d’inscription ?

Non, c’est un mythe, si je puis dire. Croyez-moi, si elles le pouvaient, les écoles fixeraient des frais de scolarité encore plus élevés. Cependant, entre le contrôle du gouvernement et le nombre d’écoles sur le marché, elles n’ont aucun intérêt à fixer des frais de scolarité exorbitants.

Les écoles, pour leur grande majorité, ont toujours compté sur les agences de placement pour atteindre leur quotas d’élèves. C’est absolument vital pour elles de toujours obtenir un certain nombre d’inscription par session. Conséquence de quoi, elles sous-traitent la recherche d’élèves et les dossiers d’inscription aux agences qui peuvent se consacrer à ces tâches à 100%. Les écoles, croyez-moi, ont un boulot monstre :

  • gérer les emplois du temps, les classes,
  • constamment améliorer le programme et se mettre à jour auprès du ministère de l’éducation,
  • gérer les élèves, s’assurer de leur bien-être, de leurs résultats, de leurs parcours,
  • gérer l’administratif, leur bâtiment, éventuel dortoirs etc
  • etc.

Avec 2 ou 4 rentrées par an, elles vivent un cycle infernal et les employés ont des semaines particulièrement lourdes. Nos contacts dans les écoles avec lesquelles nous travaillons, sont au bureau de 8h à 19h voir 22h lorsque la date butoir d’inscription approche.

En bref, elles intègrent dans leur budget les services des agences de placement dès le départ !

service GaijinPot Study

Les agences imposent-elles des conditions injustes aux écoles ?

Honnêtement, j’ai presque envie de dire que ce serait l’inverse ! Rassurez-vous, les agences et les écoles sont des partenaires ayant mutuellement besoin l’un de l’autre pour subsister. Une agence n’a aucun intérêt à être injuste dans les termes de son contrat avec une école. En effet, ce n’est pas dans la philosophie du monde des affaires à la japonaise. Les japonais aiment à ce qu’il y ait une entente sur les tarifs dans un même milieu, pour ne pas bousculer le marché et briser un équilibre appréciable.

service GaijinPot Study

Peut-on faire confiance aux agences de placement ?

Oui et non. Si elles :

  • Vous demandent de l’argent : NON.
  • Tentent de forcer un choix d’école : NON.
  • Sont (trop) lentes à répondre : NON.
  • Fournissent des réponses incomplètes ou peu claires à vos questions : NON.
  • Ne sont pas formées par l’immigration : NON.

Un bon agent doit être :

  • À votre écoute et savoir dire si les services de son agent correspond à ce dont vous avez besoin.
  • Honnête vis à vis de votre dossier, de vos possibilités et de votre choix d’école.
  • Capable de répondre à vos questions même techniques, de fournir des pistes de recherche vis à vis de votre projet de vie au Japon.

L’agence est là pour :

  • Vous accompagner durant l’intégralité de la démarche pour l’immigration : aide pour les documents, le formulaire d’inscription, la traduction de papier officiel.
  • Vous assister dans vos démarches de départ et d’arrivée : comprendre le paiement des frais de scolarité, la demande du visa en France, trouver le logement, faire les premiers pas au Japon etc.
  • Rester en contact durant votre séjour : être en mesure de répondre à vos questions, d’intervenir si vous rencontrer un souci avec l’école, organiser des moments de rencontre etc.

Peut-on faire confiance au service GaijinPot Study ?

Bien sûr… Mais évidement, je suis un peu subjective. C’est pourquoi je préfère rappeler quelques faits au sujet de notre service GaijinPot Study.

service GaijinPot Study

Nous connaissons les règles de l’immigration

Mes collègues ont été formés par l’immigration japonaise. C’est-à-dire qu’ils ont appris les réglementations relatives aux demandes de visa (en général, et en particulier pour le visa étudiant). À ce titre, ils ont des contacts avec l’immigration et reçoivent toutes les mises à jours des critères et documents requis pour le visa étudiant. Nous sommes aussi au courant des statistiques et des sanctions infligées par l’immigration à l’encontre de certaines écoles.

Ce n’est pas mon cas – je n’ai pas encore fait cette formation (entièrement en japonais !). Cependant, j’ai parcouru la documentation requise et j’ai été formée par mon équipe. En cas de doute, je me réfère toujours à leur expérience.

Nous avons de l’expérience avec les écoles de japonais

Les membres de mon équipe et par extension pas mal des employés de notre entreprise sont passés par des écoles de japonais. Notre expérience personnelle permet de mieux comprendre vos besoins et de répondre à vos questions. Par ailleurs, nous avons tous travaillé au sein d’écoles de japonais avant de rejoindre le service GaijinPot Study.

Nous choisissons nos écoles

Lorsque l’entreprise a lancé le service GaijinPot Study, elle s’est séparée de certaines écoles auparavant affichées sur le site. C’est en grande partie par volonté de choisir des écoles qui correspondent à nos critères. Nous avons visité les écoles, les dortoirs et assisté aux cours. Nous allons à  leur rencontre plusieurs fois par an et nous sommes en contact avec nos élèves pour nous assurer que tout se passe bien.

Toutes les écoles n’offrent pas la même qualité de service. Parmi les critères choisis :

  • Le public de l’école (age, profils des élèves) ainsi que l’atmosphere générale des lieux.
  • La qualité de l’enseignement et la formation des professeurs (est-ce une bonne école pour des élèves non-asiatiques ?).
  • Les locaux (sont-ils récents, aux normes, bien aménagés).
  • La réputation de l’établissement ! Je ne vous cache pas que nous aimerions beaucoup travailler avec certaines écoles, tandis que nous refusons les demandes de contrats avec d’autres que nous jugeons moins pertinentes pour nos étudiants.

Derrière le service GaijinPot Study, c’est tout une entreprise qui vous soutient

Finalement, le service GaijinPot Study, c’est une petite équipe au sein d’une entreprise ayant pour motto d’aider les étrangers au Japon. Cela passe par fournir des informations, des retours d’expérience et l’amélioration de la communication de la part des entreprises japonaises. Ainsi, notre équipe est à côté de l’équipe GaijinPot Jobs (recrutement). Nous pouvons :

  • Partager des offres d’emploi intéressantes : mi-temps pour les élèves, à temps plein pour ceux qui finissent leur cours et souhaitent passer à un visa de travail.
  • Vérifier votre C.V. avec l’aide de nos recruteurs et donner notre avis sur vos lettres de motivation.
  • Donner des conseils pour les entretiens d’embauche.

Par ailleurs, l’équipe éditoriale qui gère GaijinPot Travel (info pratiques pour voyager) et GaijinPot blog, sur la vie au Japon, est aussi dans nos bureaux. On partage toujours leurs bons plans avec les élèves. Enfin, c’est aussi un listing immobilier qui recense des logements ouverts aux étrangers et une agence immobilière qui sous-loue aux étrangers pour plus de facilité !

En conclusion, dois-je passer par une agence ?

service GaijinPot Study

Si vous souhaitez partir étudier dans une école de japonais, passer par une agence ne vous coute pas plus que d’entreprendre les démarches tout.e seul.e. L’avantage d’une agence est que vous aurez un interlocuteur pour toutes vos questions. La vérification des documents permet aussi d’éviter de petites erreurs qui peuvent entraver votre inscription.

Aussi, les personnes qui :

  • sont bien informées et organisées dans leurs recherches (école, immigration, logement etc.),
  • gèrent leurs papiers et démarches administratives seules sans souci,
  • communiquent bien en anglais,

peuvent sans doute se passer d’une agence. Je comprends tout à fait que l’on puisse vouloir gérer son dossier soi-même.

Mais les personnes qui :

  • sont perdues (choix d’école, démarche, arrivée etc.),
  • n’ont jamais ou très peu géré de procédure administratives avec précision,
  • sont mal à l’aise avec la communication dans une autre langue, la traduction,
  • ont besoin d’une assistance pour avancer dans leur projet,

apprécieront très certainement les services d’une agence de placement en école de japonais.

service GaijinPot Study

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3 Comments

  1. Répondre

    Astrid

    14 septembre 2018

    Merci beaucoup pour cet article ! J’envisage de tenter de partir avec mon université ou avec MEXT, mais si jamais cela échoue (ce qui arrivera sans doute hahaha) j’envisageais de partir par mes propres moyens avant mon master en langue japonaise 🙂

    Du coup je vais sûrement me tourner vers une agence si je suis totalement perdue !

    Merci encore !

  2. Répondre

    Cécile Biaudet

    1 août 2018

    Merci Amélie pour ces précieuses informations. J’aimerai savoir si tu as des adultes qui viennent en école pour étudier parce que je pense que dans ce cas ça ne relève plus du visa étudiant. Et il me semble que passé un certain âge, le working holiday n’est plus possible non plus.

    • ameliemarieintokyo

      1 août 2018

      Bonjour ! Le visa étudiant est possible pour tout le monde, nous avons aidé des étudiants de 17 à 62 ans à s’inscrire 🙂 . Un visa se rattache toujours à « l’activité ». Donc ce qui qualifie un visa étudiant est le fait d’étudier en école de japonais, quelque soit l’âge. J’espère que cela vous rassure !

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