Depuis que j'ai commencé à travailler, je suis de plus en plus amenée à donner ma carte de visite (meishi). Mais lors de mes premières expériences, j'accumulais sueurs froides et boulettes vis à vis de l'étiquette japonaise. La meishi est "tellement" plus qu'une carte de visite telle qu'on la connait qu'elle mérite un article dédié à son cérémonial !

La meishi, 名刺 en japonais, est bien plus qu’une carte de visite aux yeux des japonais. Certes, comme en France, c’est une carte contenant des informations à votre sujet (entreprise, titre professionnel) et vos coordonnées de contact. Elle s’échange aussi lorsque vous rencontrez quelqu’un pour la première fois. Cependant, les japonais considèrent la meishi comme étant une extension de la personne. C’est-à-dire que loin d’être un bout de papier, elle est animée d’une certaine humanité et doit être traitée avec respect. Comme à l’égard d’une personne.

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Je suis ma carte de visite et ma carte de visite est moi.

Pourquoi les japonais échangent-t-ils leur meishi avant même de s’assoir ?

L’échange des cartes de visite est un cérémonial qui prend place juste après une rencontre et avant d’aborder n’importe quel sujet. Cela permet de faciliter la communication en offrant un instant tampon entre les salutations d’usage et le début d’une conversation professionnelle. Mais surtout… Cela permet aussi de ne pas faire de bourde en ne respectant par la hiérarchie sociale des personnes rencontrées (qui est le chef ? Le subordonné ?) et de ne pas oublier le nom des personnes en face !

Qu’est-ce qui est typiquement écrit sur une meishi au Japon ?

Une meishi typique indique le nom de l’entreprise bien visible en premier avec son logo, suivi du poste et enfin du votre nom. Le département (affaires, administration, etc.) peut aussi s’intercaler entre le nom de l’entreprise et le titre. Très souvent dans les milieux impliquant l’international, les informations sont écrites en japonais ainsi qu’en caractère latin, soit en dessous, soit de l’autre côté de la meishi.

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Contre toute attente, ceci n’est pas une carte de visite.

À partir de quand fait-on imprimer sa carte de visite ?

Lorsque j’étais à l’université (en France donc), l’idée d’avoir une carte de visite ne m’avait jamais effleuré l’esprit. Probablement en partie parce que je faisais mon petit bonhomme de chemin la tête dans les nuages et que je n’avais pas d’idée précise d’avenir professionnelle. Au Japon, les étudiants font imprimer leurs premières cartes lorsqu’ils démarrent la recherche d’emploi durant leur 4ème année de Bachelor (équivalent de la licence universitaire, en 4 années). Cependant, les étudiants d’universités prestigieuses pourront avoir des meishi dès leurs premières années afin de se construire un réseau de contact à la moindre occasion. Et pour frimer un peu aussi.

Les entreprises fournissent les cartes de visite à leurs employés.

Avant même le premier jour de travail, l’entreprise doit s’être au préalable occupée de faire imprimer les cartes de visite d’un nouvel employé. Ce même si sa section ou son poste ne sont pas encore clairement définie. Car sans ce petit bout de papier, il est quasiment impossible d’être présenté à qui que ce soit (succursales, clients etc.).

Les cartes de visite japonaises sont assez ennuyeux.

Le format d’une meishi est encore très traditionnelle, bien que certain milieu (design, marketing, start-up) commence un peu à sortir du moule. Cependant, gardez en tête qu’une carte de visite un peu (trop) originale risque de vous perdre des contacts japonais ! Aux yeux des japonais, une meishi doit renseigner :

  • votre statut
  • vos coordonnées
  • les coordonnées de votre entreprise

En bref, une version trop épurée peut mettre un japonais mal à l’aise à cause du manque d’information. Par exemple, glisser un QR code ou des liens internet (Linkedin, réseaux sociaux) n’est pas recommandé. Il serait malpoli pour la personne de faire la recherche alors que vous êtes présent, mais sans ces détails, elle ne peut engager la conversation !

Ensuite, côté format, mieux vaut avoir une carte dont les dimensions sont aux normes afin qu’elle puisse aller bien au chaud dans le porte carte de votre interlocuteur. Sinon, là aussi, il risque de se sentir mal de ne pouvoir la ranger. Nous verrons plus précisément pourquoi ci-dessous. Enfin, une carte difficilement lisible à cause de couleurs ou de police de caractère mal choisie est un faux-pas professionnel.

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Le cérémonial de l’échange de cartes de visite

Il est essentiel pour n’importe qui souhaitant vivre et travailler au Japon, de comprendre l’importance du rituel symbolique qu’est l’échange de meishi. Appelé « meishi koukan » (名刺交換) en japonais, celui-ci est plus complexe qu’il n’en a l’air. Il ne s’agit donc pas de dégainer sa carte de sa poche et de la tendre comme un malpropre à un japonais ! Cela ne donnera pas une bonne impression de vous et peut froisser un potentiel employeur ou client. Les codes de l’échange varient en fonction de la situation :

  • au sein de son entreprise entre section,
  • réception d’un client au sein de l’entreprise,
  • en visite chez un client ou ou une entreprise dont votre entreprise est cliente,
  • selon votre statut,
  • si vous êtes seul ou en groupe, avec un supérieur ou des collègues…

Bref, l’impair social peut être rigolo à vos débuts et votre chef ou votre collègue désamorcera la situation avec une blague. Mais il arrivera un moment où vous aurez à agir en bon japonais.

Je ne pourrais aborder toutes les règles et les détails relatifs à l’échange de meishi, cependant je vais résumer ce que j’ai pu étudier durant mes cours d’étiquette des affaires en japonais.

1. Toujours avoir ses cartes de visite sur soi

Ne pas avoir de carte de visite est un impair social très mal vu au Japon et une expérience qu’aucun professionnel japonais ne souhaite vivre. Accessoirement, vous devez aussi avoir absolument un ou plusieurs porte-cartes de visite (名刺入れ). En effet, je le rappelle, votre meishi est une extension de votre personne. De fait, il faut protéger vos cartes de visite et celle que vous recevez. Tout négligence est perçue comme irrespectueux. Non, votre porte-feuille ne compte pas et le pire c’est votre poche. Vous sautez carrément à pieds joints sur l’honneur de la personne.

2 Être prêt.e en toutes circonstances

Si vous savez que vous allez être amené à échanger votre carte de visite, sortez la au préalable de votre porte-carte. Vous devez avoir à disposition autant de carte que de personnes nouvelles présentes. Mon porte-carte a une petite cordelette me permettant de la glisser comme sur la photo suivante:

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Si vous avez plusieurs langues (recto verso), pensez bien à présenter la bonne version pour l’interlocuteur !

3. Se présenter comme il faut au moment de tendre votre carte de visite

Je le répète, l’échange de cartes de visite est un moment symbolique. Cependant, il est bien souvent tronqué ou adapté par la vie moderne, les retards et la maladresse des japonais eux-mêmes. C’est-à-dire que ce que je vais vous présenter ci-dessous sont les règles de base, mais qu’en pratique, vous pourriez faire face à des situations moins formelles. Il n’est pas rare, par exemple, que la personne la plus « importante »d ans la pièce, souhaite mettre à l’aise tout le monde en disant que l’on a pas besoin d’être trop katai (硬い, formel).

Voyons d’abord la scène rapidement :

  • Tout le monde est debout – les personnes assises se seront levées, et les parties en présence se font face. Chaque personne a à la main, ses cartes de visite et parfois le porte-carte.

 

  • Une personne s’avance et se présente avec hajimemashite (初めまして, le h est aspiré), qui peut se traduire par « enchantez de vous rencontrer ». Puis, vous donnez votre position, nom d’entreprise et enfin votre nom. La personne en face fait de même et au moment de l’échange des cartes (qui est quasi concomitant !) les deux personnes doivent se dire choudai itashimasu (頂戴致します), soit « j’accepte votre carte ».
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L’homme à gauche a sa carte légèrement dessous de l’homme à droite. À votre avis, pourquoi ?

Mon professeur a une connaissance profonde du monde des affaires japonais et est très sévère quant à l’étiquette. Le fait est que beaucoup de japonais ne connaissent pas eux-même les bonnes manières et n’ont pas la maîtrise du japonais soutenu. Il m’est arrivé de surprendre mon interlocuteur par tant de politesse en disant « choudai itashimasu ». Personnellement, je trouve cela très beau et après mes entrainements, c’est devenu un réflexe !

Note : n’oubliez pas la petite courbette, pas trop légère, pas trop marquée non plus.

Reprenons plus en détail plusieurs situations possibles.

  • Une personne après l’autre :

    Vous tenez des deux mains les deux coins de votre carte présentée de face de manière à ce que la personne puisse lire. La personne la recevra à deux mains, en prenant les coins du bas de la carte. Elle l’observera attentivement (nom et statut en particulier) et complimentera un détail de votre carte. C’est une manière de montrer l’attention portée à l’interlocuteur et cela facilite le début d’un échange. Le propos peut être au sujet du nom, mais aussi de la beauté de la carte ou du logo de l’entreprise etc.

    Compliment fréquent :
    – Quel rare / beau / original kanji ? Comment le lit-on ?
    – Quel beau / original / unique logo d’entreprise !
    – Quel beau grin de papier !
    – etc.

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Note : ne jamais, absolument jamais, placer ses doigts sur le nom (ou statut) de la personne. C’est comme si vous rouliez sur cette personne avec une voiture.

  • Échange concomitant (le plus fréquent ) :

    Les deux personnes sont face à face, chacune tenant sa carte de visite par les angles. Dans le cas où, par la situation ou par la position au sein de l’entreprise, l’une des personnes est « inférieure socialement » à l’autre, elle doit de présenter sa meishi de manière à ce qu’elle soit plus basse que celle qui lui est présentée.

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  • Échange lorsque plus de deux personnes se rencontrent :

    Suivre la hiérarchie des personnes présentes. On se présente après son chef, à la personne la plus élevée socialement jusqu’aux surbordonné.e.s dans l’ordre de leur rang.

Enfin, les présentations se finissent toujours par la fameuse expression « douzo yoroshiku onegai itashimasu » répétée plusieurs fois s’il faut. Cette phrase dont il n’existe pas vraiment d’équivalent en français peut néanmoins se traduire par « merci de votre bienveillance ».

4. En cas de rencontre suivie d’une réunion

Dans le cas où vous êtes amené.e à vous asseoir pour une réunion, il est important de garder les meishi visibles. C’est en grande partie afin de pouvoir se rappeler les noms des uns et des autres, mais aussi de garder en tête leur position au sein de leur entreprise (et donc leur pouvoir décisionnel).

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Une réunion se déroulant en général autour d’une table, les cartes de visite doivent être placées devant soi avec respect, en suivant  la hiérarchie si plusieurs personnes sont présentes. Selon la complexité de l’assemblée, la manière d’arranger les meishi devant soi doit de suivre les sièges des uns et des autres.

La bourde : vous avez oublié vos meishi – vous n’en avez plus / pas !

La première règle sur laquelle mon professeur a insisté, c’est de ne « jamais ô grand jamais » dire que vous  les avez oubliées. Ou que vous n’en avez pas. Bien que l’on puisse penser que c’est faire preuve d’honnêteté, c’est une faute professionnelle aux yeux des japonais.

Néanmoins, dans une telle situation, la stratégie de rigueur à adopter est de s’excuser avec déférence et profusion en expliquant que « vous n’en avez plus ». Sous-entendu, dans la journée, votre stock de cartes de visite s’est épuisé. C’est toujours une faute, mais vous êtes repentant.e. Enfin, la politesse exige que vous envoyez votre carte de visite par courrier postal ou éventuellement par email le plus vite possible.

  • Le minimum de meishi à avoir sur soi est de 10.
  • L’idéal est 20.
  • Si votre stock passe en dessous de 70 / 50 cartes, vous devez en faire imprimer de nouvelles.

Avoir oublié ou ne pas en avoir, c’est sous entendre que vous n’avez absolument pas pensé à la personne que vous alliez rencontrer et que vous ne lui témoignez aucun respect. En plus, c’est une situation stressante dans laquelle elle va être amenée à redoubler d’effort pour ne pas se tromper sur votre nom ou votre position.

En conclusion : la meishi est l’extension de la personne.

Je souhaite poursuivre un peu plus cette idée. Au Japon, les mots ont encore un pouvoir symbolique. Prenez par exemple l’importance des divinations sur papier ou des voeux écrits sur ces petites tablettes en bois dans les temples. Puisque le nom et le prénom de la personne se trouvent sur la carte de visite, sans compter le nom de l’entreprise, celle-ci devient presque vivante. De fait, elle est considérée comme une extension de la personne – et de l’entreprise. En conséquence, la manière dont vous échangez les cartes de visite au Japon témoigne de la manière dont vous traitez celui qui la présente.

Il est impensable et très insultant de :

  • plier une meishi,
  • ranger une meishi dans la poche d’un vêtement, pire la poche arrière du pantalon,
  • ranger une meishi dans un porte-feuille à proximité d’argent,
  • d’écrire sur une meishi,
  • déchirer ou d’écorner une meishi
  • tacher une meishi avec de la sauce ou de l’eau…

Les japonais ont en général un porte-carte de visite pour les leurs, un pour celles qu’ils reçoivent en déplacement ainsi qu’un classeur au bureau. Dans ce classeur, ils glisseront toutes les meishi qu’ils reçoivent au cours de leur carrière.

Avoir un porte-carte classe

C’est un peu comme frimer, mais un porte-carte de visite élégant est un toujours un bon point. C’est aussi un bon moyen de commencer une discussion lors d’une rencontre. Le mien m’a couté la bagatelle de 500 yen mais il a son petit succès avec son effet cuir et papier cartonné en accordéon.

Je ne suis pas certaine que parler japonais soit toujours nécessaire pour faire du business au Japon. En revanche, la maîtrise parfaite des bonnes manières est très appréciée et donnera une très bonne impression aux gens que vous rencontrez !

21 février 2016

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13 Comments

  1. Répondre

    japankudasai

    25 juillet 2018

    Merci pour cet article hyper intéressant ! Au passage, je viens de me rendre compte que j’ai déjà fait des boulettes d’un niveau impardonnable du genre la carte dans la poche arrière du pantalon ! Je savais que c’était codifié mais pas à ce point.

  2. Répondre

    constance Rubini

    20 novembre 2017

    je cherche partout un porte carte comme ça. Le mien est tout déchiré 🙁
    comment puis-je m’en procuer un ?
    merciiii !

    • ameliemarieintokyo

      24 novembre 2017

      En papeterie ou en ligne je dirai! 🙂

  3. Répondre

    mariedhauthuille

    19 février 2016

    Totalement vrai!!! Process identique en Corée du Sud et en Chine! (Btw J’adore ton blog ! Merci pour toutes ces infos précieuses!)

  4. Répondre

    springandfoxes

    10 février 2016

    Et ben dis donc ça a l’air quand même compliqué haha! Je connaissais un peu les échanges de meishi et ai appris les dialogues de politesse on va dire mais je suis contente d’avoir de nouveaux conseils de quelqu’un en situation 🙂

  5. Répondre

    Marie

    10 février 2016

    Je suis bien contente de vivre au Québec mais ton article est super intéressant 😉

  6. Répondre

    Lisa

    10 février 2016

    J’avais vu par curiosité le 66 minutes sur Tokyo et ils avaient fait un petit « zoom » sur ce fameux échange de carte de visite du coup ton article m’en a appris plus là dessus !

    Comme d’habitude, tu es vraiment ma référence en terme de petit détail sur la vie japonaise

  7. Répondre

    Eugenie

    10 février 2016

    Super article, j’ai appris beaucoup en te lisant. J’espere que tu as d’autres articles sur l’etiquette à nous partager !
    Ton portecarte est très mignon au passage.

  8. Répondre

    Kenza

    9 février 2016

    Excellent ! il est très beau ton porte-cartes en effet. C’est grand comment en dimension ? et le format est je suppose complètement standardisé ?

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