Bref. J’ai appris à donner ma carte de visite (meishi)

Depuis que j’ai commencé à travailler, je suis de plus en plus amenée à donner ma carte de visite, appelée en japonais « meishi ». Mais les rares fois où j’avais été amenée à le faire auparavant, j’accumulais sueurs froides et boulettes vis à vis de l’étiquette japonaise. La meishi est « tellement » plus qu’une carte de visite telle qu’on la connait que je préfère en parler avec le vocabulaire nippon.

La meishi est une carte contenant des informations à votre sujet et au sujet de votre travail et elle est échangée durant des introductions. C’est à la fois pour faciliter la communication, mais aussi pour ne pas faire de mégarde en oubliant … les noms des personnes en face de vous!

Au Japon, la meishi typique comporte le nom de l’entreprise, bien en gros et visible en premier, suivi de votre poste et enfin de votre nom. Très souvent dans les milieux impliquant l’international, les informations sont écrites en japonais ainsi qu’en caractère latin, soit en dessous, soit de l’autre côté de la meishi. Les japonais font imprimer leurs premières cartes lorsqu’ils démarrent la recherche d’emploi durant leur 4ème année de Bachelor. À peine feront-ils leur rentrée dans une entreprise, que celle-ci leur fournira une meishi adaptée.

Tout l’intérêt de ce sujet réside dans ce rituel incroyablement complexe et symbolique qu’est l’échange de meishi, autrement dit en japonais « meishi koukan », 名刺交換. D’ailleurs les codes varient grandement selon la situation – au sein de son entreprise, en visite dans une autre entreprise, en tant que client, en tant qu’hôte, votre statut dans l’entreprise, si vous êtes seul ou en groupe, avec votre supérieur ou un collègue … Bref. Je suis de plus en plus amenée à participer à des réunions avec d’autres entreprises et si au début l’impair social est mignon et rafraichissant, il arrive un point où il faut montrer qu’un étranger peut se faire japonais. Quand il le faut.

Je prends donc des leçons d’étiquette en japonais. Travaillant dans une école de langue je n’ai pas eu à aller bien loin et je remercie mille fois mon excellent professeur qui sait graver les règles de l’art dans ma mémoire.

Etape 0: avoir des meishi ET un porte carte de visite. Celui-ci doit protéger les meishi car la négligence de celles-ci est considérée comme irrespectueuse. Non, votre porte-feuille ne compte pas.

Première étape: se préparer

Si vous savez que vous allez être amené à échanger votre meishi, il est impératif de l’avoir sortie au préalable (autant de cartes que de personnes). Mon porte meishi a une petite cordelette me permettant de la glisser comme sur la photo suivante:

meishi

Si vous avez plusieurs langues (recto verso), pensez bien à présenter la bonne version pour l’interlocuteur!

Deuxième étape: l’échange

C’est un moment symbolique – bien souvent bousculé par la vie moderne, les retards et la maladresse des japonais eux-mêmes. On se présente généralement par un « hajimemashite », suivi de l’annonce de sa position dans l’entreprise X, suivi de son nom. Retenir que lorsque l’on reçoit une carte de visite, il est capital de dire « choudai itashimasu » (« j’accepte votre carte »): 頂戴致します.

Mon professeur a une connaissance profonde du monde des affaires japonais et est très sévère quant à l’étiquette. Le fait est que beaucoup de japonais ne connaissent pas eux-même les bonnes manières et n’ont pas la maîtrise du japonais soutenu. Il m’est arrivé de surprendre mon interlocuteur par tant de politesse en disant « choudai itashimasu ». Personnellement, je trouve cela très beau et après mes entrainements, c’est devenu un réflexe.

Remarque, à la réception, il est important de s’incliner.

  • Une personne après l’autre:
    Vous tenez des deux mains les deux coins de votre carte, présentée de face de manière à ce que la personne puisse lire. La personne la recevra à deux mains, en prenant les coins du bas de la carte. Elle l’observera attentivement (nom et statut en particulier), exprimera une remarque, « quel rare idéogramme ». C’est une manière de montrer l’attention portée à l’interlocuteur et cela facilite le début d’un échange. Le propos peut être au sujet du nom, mais aussi de la beauté de la carte ou du logo de l’entreprise etc.

* Ne jamais placer ses doigts sur le nom (ou statut) de la personne.

  • En même temps: c’est une étape délicate.
    Les deux personnes vont se tenir face à face, chacune tenant sa carte de visite par les angles. Dans le cas où, par la situation ou par la position au sein de l’entreprise, l’une des personnes est « inférieure socialement » à l’autre, elle se doit de présenter sa meishi de manière à ce qu’elle soit plus basse que celle qui lui est présentée.

*Mon cas dans à peu près toutes les situations jusqu’ici.

  • Plusieurs personnes: suivre la hiérarchie des personnes présentes. On se présente après son chef, à la personne la plus élevée socialement jusqu’à la personne la moins élevée.

Les présentations se finissent toujours par la fameuse expression « douzo yoroshiku onegai itashimasu » répétée plusieurs fois s’il faut.

Etape bonus: le meeting. 

Dans ce cas, il est important de garder les meishi de manière visible. Un meeting se déroulant (en général!) à une table, on place les cartes devant soi … En suivant la hiérarchie là encore. Selon la complexité de l’assemblée, la manière de composer les meishi devant soi se doit de suivre les sièges des uns et des autres.

Oups: vous avez oublié vos meishi – vous n’en avez plus – pas 

La première règle sur laquelle mon professeur a insisté, c’est de ne « jamais ô grand jamais » dire que vous  les avez oubliées. Ou que vous n’en avez pas. Non. L’expression polie et de rigueur est de dire « que vous êtes terriblement désolé, mais que vous n’en avez plus » (sous entendu, dans la journée, votre stock s’est épuisé). Il faut savoir que le minimum à avoir sur soi, c’est 10. Le mieux c’est 20. Avoir oublié ou ne pas en avoir, c’est sous entendre que vous n’avez absolument pas pensé à la personne que vous alliez rencontrer et que vous ne lui témoignez aucun respect. En plus, c’est une situation stressante dans laquelle elle va être amenée à redoubler d’effort pour ne pas se tromper sur votre nom ou votre position. La politesse exige d’envoyer la meishi par courrier le plus vite possible.

En somme, la manière dont vous échangez une meishi indique la manière dont vous traitez celui qui la présente. Vous comprenez bien qu’il est impensable – et insultant, d’écrire dessus, de la plier, de la placer dans une poche de vêtement, pire la poche arrière de votre pantalon … Il est en général recommandé de bien choisir son porte carte et le cuir est très apprécié. Mon petit porte meishi, m’ayant couté la bagatelle de 500 yens a son petit succès avec son effet cuir et papier cartonné en accordéon.

Je ne suis pas certaine que parler japonais soit toujours nécessaire pour faire du business au Japon. En revanche, la maîtrise parfaite des bonnes manières est très appréciée et donnera une très bonne impression aux gens que vous rencontrez!

ameliemarieintokyo

Née en 1988, dans la région nantaise, baccalauréat littéraire. Études juridiques: M1 droit économique communautaire et international, M2 Droit Maritime. DUT de Français langue étrangère. Addiction: littérature, journaux, cinéma (Ozu, Kurosawa), voyager.

25 janvier 2016
21 février 2016

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9 Comments

  1. Répondre

    Kenza

    9 février 2016

    Excellent ! il est très beau ton porte-cartes en effet. C’est grand comment en dimension ? et le format est je suppose complètement standardisé ?

  2. Répondre

    Eugenie

    10 février 2016

    Super article, j’ai appris beaucoup en te lisant. J’espere que tu as d’autres articles sur l’etiquette à nous partager !
    Ton portecarte est très mignon au passage.

  3. Répondre

    Lisa

    10 février 2016

    J’avais vu par curiosité le 66 minutes sur Tokyo et ils avaient fait un petit « zoom » sur ce fameux échange de carte de visite du coup ton article m’en a appris plus là dessus !

    Comme d’habitude, tu es vraiment ma référence en terme de petit détail sur la vie japonaise

  4. Répondre

    Marie

    10 février 2016

    Je suis bien contente de vivre au Québec mais ton article est super intéressant 😉

  5. Répondre

    springandfoxes

    10 février 2016

    Et ben dis donc ça a l’air quand même compliqué haha! Je connaissais un peu les échanges de meishi et ai appris les dialogues de politesse on va dire mais je suis contente d’avoir de nouveaux conseils de quelqu’un en situation 🙂

  6. Répondre

    mariedhauthuille

    19 février 2016

    Totalement vrai!!! Process identique en Corée du Sud et en Chine! (Btw J’adore ton blog ! Merci pour toutes ces infos précieuses!)

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